外国人雇用主の記録保存義務とは？ — 労働関係書類の3年保存ルール【2026年最新】

最終確認日: 2026-05-03 執筆: さわい行政書士事務所 澤井隆行（Gyoseishoshi） 記事タイプ: L6横断（外国人雇用 — 企業向け） 読了時間: 約7分

冒頭直接回答: 外国人を雇用する事業主は、労働基準法第109条に基づき労働者名簿・賃金台帳・雇入れ書類等を5年間（当分の間3年間）保存する義務があります。さらに在留資格関連書類（在留カード写し・資格外活動許可書写し等）も入管調査・労基署監督に備え在職中＋離職後3年程度の保管が実務上必須です。

雇用主の記録保存義務の根拠は何ですか？

外国人雇用に関する記録保存義務は、複数の法令により定められています。

  • 労働基準法第109条：労働者名簿・賃金台帳・雇入書類・解雇書類等を5年間（経過措置で当分の間3年間）保存
  • 労働者派遣法第37条：派遣元管理台帳3年保存
  • 健康保険法・厚生年金保険法施行規則：被保険者関係書類2年保存
  • 入管法第19条の17：所属機関の届出制度関連書類の整備

法的根拠: 労働基準法第109条／同法施行規則第56条／入管法第19条の17

一次ソース: 厚生労働省 労働基準法に基づく書類の保存

どんな書類を保存すべきですか？

労働関係書類（労基法109条）

  • 労働者名簿（氏名・生年月日・履歴・従事業務・雇入年月日等）
  • 賃金台帳（賃金計算の基礎・金額・控除内訳）
  • 雇入れ・解雇に関する書類（雇用契約書・離職証明書等）
  • 災害補償・賃金その他の労働関係の重要書類
  • 出勤簿・タイムカード

外国人特有の保存書類（入管対応）

  • 在留カード写し（表裏両面・採用時＋更新ごと）
  • 旅券（パスポート）写し
  • 資格外活動許可書写し（留学生等）
  • 雇用契約書（外国語版含む・特定技能は分野別運用要領様式）
  • 給与振込明細（同等以上の報酬の証明）
  • 外国人雇用状況届出書の控え

💡 行政書士のポイント: 入管の在留資格更新審査では「直近の給与明細・源泉徴収票」が重視されます。3年以上遡及して提出を求められるケースもあるため、退職後も最低3年は保管してください。

一次ソース: 出入国在留管理庁 在留資格更新許可申請

保存期間はそれぞれ何年ですか？

書類種別保存期間起算日根拠
労働者名簿5年（当分の間3年）退職・解雇・死亡日労基法109条／施行規則56条
賃金台帳5年（当分の間3年）最後の記入日労基法109条
雇入れ・解雇書類5年（当分の間3年）退職・解雇日労基法109条
健康保険関係2年完結日健保法施行規則34条
派遣元管理台帳3年派遣終了日派遣法37条
在留カード写し在職中＋退職後3年推奨—実務運用

保存違反のリスクは？

主な指摘事項とペナルティ

  1. 労基法違反

    • 賃金台帳・労働者名簿の不備：30万円以下の罰金（労基法120条）
    • 是正勧告→改善報告書提出

  2. 在留資格更新時の不利益

    • 給与記録不備により「同等以上の報酬」の証明が困難
    • 不交付・不許可リスク

  3. 不法就労助長罪との関連

    • 在留カード未確認・写し未保管は「過失なし」の主張が困難
    • 入管法73条の2：3年以下の懲役または300万円以下の罰金

電子保存は可能ですか？

保存方法対応書類要件
紙原本すべて可—
電子保存（PDF・スキャン）労働関係書類真正性・可視性・検索性確保
クラウド保存すべて可アクセス制御・バックアップ
電子帳簿保存法対応帳簿書類訂正削除履歴・タイムスタンプ

一次ソース: 国税庁 電子帳簿保存法

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よくある質問（FAQ）

Q1: 退職した外国人の書類はいつまで保管すればよいですか？

A: 労基法上は退職日から3年（当分の間）です。ただし在留資格更新の遡及調査や訴訟リスクを考慮し、5年保管が実務上推奨されます。

Q2: 在留カードの写しは個人情報保護法上問題ありませんか？

A: 雇用管理目的・入管対応目的で取得する場合、利用目的を明示すれば問題ありません。退職後の保管期間経過後は速やかに廃棄してください。

Q3: クラウド保存だけで紙原本を破棄してよいですか？

A: 電子帳簿保存法の要件（真正性・可視性・検索性）を満たせば可能です。ただし契約書原本など押印・署名が法的に重要な書類は紙保管も併用すると安全です。

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免責事項

本記事は2026年5月時点の入管法・労働基準法・労働者派遣法・告示・運用要領に基づく一般的な情報提供であり、個別案件の法的助言ではありません。具体的な記録保存業務については、厚生労働省・出入国在留管理庁の最新情報をご確認のうえ、行政書士・社会保険労務士等の専門家にご相談ください。本記事の情報を利用した結果生じたいかなる損害についても、当事務所は責任を負いません。

法令の解釈・運用は日々変動します。最終確認日以降に法令改正があった場合、最新情報を反映するまでの間、本記事の内容と実際の運用が異なる可能性があります。

著者情報

さわい行政書士事務所 澤井 隆行（Sawai Takayuki, Gyoseishoshi）

  • 事務所: さわい行政書士事務所
  • 専門: 入管業務（在留資格・帰化）／法令遵守SaaS開発
  • ブランド: MmowW（Dron🦉/F👀D/Shamp👀/Scrib🐮/Viz👀）
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Gyoseishoshi（行政書士）は日本独自の法律専門職で、官公署提出書類の作成・代理を行う国家資格者です。

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