FAQ Conformité Salon & Beauté

L'assurance responsabilité civile employeur est obligatoire en vertu de l'Employers' Liability (Compulsory Insurance) Act 1969 pour tout salon employant du personnel. La couverture minimale est de 5 000 000 GBP. Exercer sans elle entraîne une amende de 2 500 GBP par jour.

• Vous devez afficher le certificat dans votre salon ou le rendre accessible électroniquement.
• L'assurance responsabilité civile publique n'est pas légalement requise mais est fortement recommandée pour les entreprises en contact avec la clientèle.

Source : Employers' Liability (Compulsory Insurance) Act 1969 s.1 ; HSE Enforcement Guidance

Le Control of Substances Hazardous to Health (COSHH) Regulations 2002 exige de chaque salon qu'il :

• Réalise une évaluation des risques pour chaque produit dangereux utilisé (colorations capillaires, traitements à la kératine, résines pour ongles, désinfectants).
• Conserve les registres de surveillance sanitaire pendant 40 ans pour tout employé exposé à des substances pouvant causer une maladie professionnelle.
• S'assure que l'exposition au formaldéhyde reste inférieure à la limite d'exposition professionnelle (WEL) de 2 ppm TWA (moyenne pondérée sur 8 heures).
• Fasse tester les systèmes de ventilation par extraction locale (LEV) tous les 14 mois par une personne compétente, avec conservation des registres pendant 5 ans.

Source : COSHH Regulations 2002 regs.6-11 ; EH40/2005 Table 1

Oui. En vertu du Local Government (Miscellaneous Provisions) Act 1982, ss.13-17, les autorités locales exigent l'enregistrement pour les entreprises pratiquant :

• L'acupuncture
• Le tatouage
• Le perçage d'oreilles
• L'électrolyse

Vous devez enregistrer à la fois les locaux et chaque praticien individuel. Exercer sans enregistrement est une infraction pénale. L'autorité locale inspectera les normes d'hygiène, les procédures de stérilisation et la tenue des registres avant d'accorder l'enregistrement.

Source : Local Government (Miscellaneous Provisions) Act 1982 ss.13-17

En vertu du droit du travail britannique actuel, les propriétaires de salon doivent fournir :

• Le salaire minimum national (National Living Wage) : 12,21 GBP/h (à partir d'avril 2025 pour les travailleurs de 21 ans et plus).
• 5,6 semaines (28 jours) de congé annuel payé par an pour les employés à temps plein, en vertu du Working Time Regulations 1998.
• Une pension de retraite professionnelle à adhésion automatique : cotisation minimale de 3 % de l'employeur sur les revenus éligibles (Pensions Act 2008).
• Une déclaration écrite des conditions d'emploi dès le premier jour (Employment Rights Act 1996 s.1).

Source : National Minimum Wage Act 1998 ; Working Time Regulations 1998 reg.13 ; Pensions Act 2008 s.3

Les salons qui collectent des données clients (noms, coordonnées, antécédents d'allergies, résultats de tests cutanés) doivent se conformer au UK GDPR et au Data Protection Act 2018 :

• S'enregistrer auprès de l'Information Commissioner's Office (ICO). Les micro-organisations paient 40 GBP/an (Niveau 1).
• Disposer d'une base légale pour le traitement (généralement les intérêts légitimes ou le consentement pour le marketing).
• Fournir un avis de confidentialité expliquant quelles données vous collectez, pourquoi, et pendant combien de temps vous les conservez.
• Signaler les violations de données personnelles à l'ICO dans les 72 heures si elles présentent un risque pour les individus.

Le défaut d'enregistrement auprès de l'ICO peut entraîner une amende pouvant aller jusqu'à 4 350 GBP.

Source : UK GDPR Art.5-6, 13-14, 33 ; Data Protection Act 2018 ; ICO Data Protection Fee

Il n'existe aucune licence fédérale de cosmétologie. La délivrance des licences relève entièrement du niveau des États, via les commissions d'État de cosmétologie. Les exigences varient considérablement :

• Les heures de formation vont de 1 000 à 2 300 heures selon l'État et la spécialisation.
• Les praticiens individuels et les établissements de salon nécessitent généralement des licences distinctes.
• Les licences doivent être renouvelées périodiquement (habituellement tous les 1 à 2 ans) avec des exigences de formation continue.

Exercer sans licence d'État valide peut entraîner des amendes, des ordres de cessation d'activité, et des poursuites pénales pour délit dans certaines juridictions.

Source : Lois des commissions d'État de cosmétologie (varie selon l'État) ; NCSL Occupational Licensing Database

La Hazard Communication Standard (29 CFR 1910.1200) de l'OSHA exige des salons qu'ils :

• Conservent des fiches de données de sécurité (SDS) pour chaque produit chimique du salon, accessibles à tous les employés.
• Étiquettent tous les contenants de produits chimiques avec des informations de danger utilisant des étiquettes conformes au SGH.
• Forment les employés sur les dangers chimiques avant qu'ils ne manipulent des produits et lorsque de nouveaux dangers sont introduits.

De plus, la Bloodborne Pathogens Standard (29 CFR 1910.1030) s'applique à tout service de salon pouvant causer une pénétration cutanée (épilation à la cire, rasage, soins des ongles), nécessitant un plan de contrôle de l'exposition, des EPI, et une élimination appropriée des objets tranchants.

Source : OSHA HazCom Standard 29 CFR 1910.1200 ; Bloodborne Pathogens Standard 29 CFR 1910.1030

Il s'agit de l'un des enjeux de conformité les plus critiques pour les salons américains. Le fait de classer à tort des employés comme des locataires de poste indépendants peut entraîner des pénalités de la part de l'IRS, des départements du travail des États, et des commissions d'indemnisation des accidents du travail.

• De nombreux États appliquent le test ABC : le travailleur est présumé employé sauf si (A) libre de tout contrôle, (B) effectuant un travail hors du cours habituel de l'activité, et (C) engagé dans un métier établi de manière indépendante.
• L'IRS utilise un test de common law à facteurs multiples examinant le contrôle comportemental, le contrôle financier, et le type de relation.
• Les pénalités pour classification erronée comprennent les arriérés d'impôts, les heures supplémentaires impayées en vertu de la FLSA (1,5x la rémunération après 40 heures/semaine), et les avantages dus.

Le salaire minimum fédéral est de 7,25 $/h, mais de nombreux États imposent des taux plus élevés allant jusqu'à 17+ $/h.

Source : FLSA 29 USC §206-207 ; IRS Rev. Rul. 87-41 ; test ABC (varie selon l'État)

Le Modernization of Cosmetics Regulation Act (MoCRA) 2022 est la première réforme majeure de la FDA en matière de cosmétiques depuis plus de 80 ans. Il affecte les salons qui fabriquent, reconditionnent, ou vendent des produits cosmétiques :

• L'enregistrement de l'établissement auprès de la FDA est requis pour les établissements qui fabriquent ou transforment des cosmétiques.
• Une déclaration de produit avec les informations sur les ingrédients doit être soumise à la FDA.
• Signalement des événements indésirables : les événements indésirables graves doivent être signalés à la FDA dans les 15 jours ouvrables.
• Les bonnes pratiques de fabrication (BPF) seront établies par règlement de la FDA.

Les salons qui utilisent seulement (sans fabriquer) des produits provenant de fournisseurs conformes ont des obligations directes limitées, mais devraient vérifier la conformité de leurs fournisseurs.

Source : MoCRA 2022 (PL 117-328, Division F, Title III) ; FD&C Act §607-608

L'Americans with Disabilities Act (ADA), Title III s'applique aux salons en tant que lieux de accueil du public (42 USC §12181) :

• Les nouvelles constructions et modifications doivent respecter les ADA Accessibility Guidelines (ADAAG) pour les entrées accessibles, les allées, les toilettes, et les zones de service.
• Les installations existantes doivent supprimer les obstacles lorsque cela est facilement réalisable (accompli sans difficulté ni coût significatif).
• Les salons doivent proposer des modifications raisonnables des politiques, pratiques, et procédures pour accommoder les clients handicapés.
• Des aides et services auxiliaires doivent être fournis pour une communication efficace avec les clients ayant des déficiences auditives ou visuelles.

La non-conformité peut entraîner des poursuites civiles avec dommages-intérêts et injonctions, ainsi que des mesures d'application du ministère de la Justice.

Source : ADA Title III, 42 USC §12181-12189 ; 28 CFR Part 36

L'Australie n'a aucun système national de licence de salon. Les exigences sont basées sur les États et territoires :

• Un Australian Business Number (ABN) est obligatoire pour toutes les entreprises.
• L'enregistrement à la TPS (GST) est requis dès que le chiffre d'affaires atteint 75 000 AUD par an.
• Les services impliquant une pénétration cutanée (tatouage, perçage d'oreilles, microdermabrasion) nécessitent un enregistrement auprès de votre conseil local ou du département de santé de l'État — les exigences spécifiques varient selon l'État.
• L'équipement utilisé pour la pénétration cutanée doit répondre aux normes de stérilisation : autoclave à 134 °C pendant 3 minutes (prévide) ou 121 °C pendant 15 minutes (déplacement par gravité).

Source : WHS Act 2011 ; State Public Health Acts ; ATO GST Registration Thresholds

En vertu du Work Health and Safety (WHS) Act 2011 et du modèle de règlement WHS, les salons doivent se conformer au Système Général Harmonisé (SGH) pour la classification et l'étiquetage chimique :

• Tous les contenants de produits chimiques doivent afficher des étiquettes conformes au SGH avec pictogrammes de danger, mentions d'avertissement, et conseils de prudence.
• Les fiches de données de sécurité doivent être obtenues auprès des fournisseurs et conservées accessibles pour tous les produits chimiques dangereux.
• L'exposition au formaldéhyde ne doit pas dépasser la norme d'exposition professionnelle (WES) : TWA 0,3 ppm et STEL 0,6 ppm — nettement plus stricte que dans de nombreux autres pays.
• Les évaluations des risques doivent être documentées et régulièrement révisées pour tous les procédés chimiques.

Source : WHS Act 2011 ss.17-19 ; WHS Regulations Ch.7 ; Safe Work Australia WES Table

Le Hair and Beauty Industry Award 2020 (MA000005) en vertu du Fair Work Act 2009 établit des conditions minimales pour les employés de salon :

• Majoration pour travail occasionnel : 25 % en plus du taux horaire de base au lieu des droits aux congés.
• Retraite (superannuation) : 12 % des revenus ordinaires versés dans le fonds désigné par l'employé.
• Des taux de pénalité s'appliquent pour les week-ends, les jours fériés, et les heures supplémentaires.
• Les employés à temps plein et à temps partiel ont droit aux congés annuels, aux congés personnels/de soignant, et aux autres droits NES en vertu du Fair Work Act.

L'assurance d'indemnisation des travailleurs est obligatoire dans tous les États et territoires — exercer sans elle est une infraction pénale.

Source : Fair Work Act 2009 ; Hair and Beauty Industry Award 2020 (MA000005) ; SGA Act 1992

En vertu de l'Australian Consumer Law (ACL) 2010, qui s'applique au niveau national :

• Les bons cadeaux doivent avoir une période de validité minimale de 3 ans (amendement ACL 2019). Les frais après achat qui réduisent le solde sont interdits.
• Les services doivent être fournis avec le soin et la compétence requis, être adaptés à leur objet, et être livrés dans un délai raisonnable (normes de protection des consommateurs, ACL ss.60-62).
• Si un service ne répond pas à ces normes, le client a droit à un recours (réparation, remplacement, ou remboursement selon la nature du manquement).
• Les comportements trompeurs ou mensongers sont interdits (ACL s.18) — cela inclut les fausses allégations sur les ingrédients des produits ou les résultats des traitements.

Source : Australian Consumer Law (Schedule 2 of CCA) ss.18, 60-62 ; Treasury Laws Amendment (Gift Cards) Act 2018

Le Privacy Act 1988 s'applique aux entreprises ayant un chiffre d'affaires annuel supérieur à 3 000 000 AUD. Cependant, les salons en dessous de ce seuil peuvent tout de même être concernés s'ils :

• Font commerce d'informations personnelles
• Sont un prestataire de services de santé collectant des informations de santé (par exemple, des dossiers détaillés de peau ou d'allergies)
• Ont opté volontairement pour cette conformité

Les entreprises concernées doivent se conformer aux 13 principes australiens de la vie privée (APP), notamment :

• Avoir une politique de confidentialité clairement exprimée et à jour (APP 1)
• Ne collecter que les informations personnelles raisonnablement nécessaires (APP 3)
• Prendre des mesures raisonnables pour protéger les informations contre l'utilisation abusive, la perte, et l'accès non autorisé (APP 11)
• Notifier l'OAIC et les personnes concernées des violations de données éligibles (dispositif de notification des violations de données)

Source : Privacy Act 1988 ss.6C-6D ; Australian Privacy Principles ; Notifiable Data Breaches scheme Part IIIC

Les exigences varient selon la province. En Ontario, la coiffure est un métier obligatoire, ce qui signifie que vous devez détenir un certificat de qualification (C de Q) pour exercer légalement. Cela nécessite d'avoir terminé un programme d'apprentissage et d'avoir réussi l'examen de certification.

• Dans d'autres provinces (par exemple, la Colombie-Britannique, l'Alberta), la coiffure peut être un métier volontaire ou facultatif avec différentes voies de certification.
• Les établissements de salon nécessitent généralement une licence commerciale distincte de la municipalité.
• Les inspecteurs provinciaux de la santé peuvent effectuer des inspections axées sur l'hygiène, la stérilisation, et le stockage des produits chimiques.

Exercer en tant que coiffeur non certifié dans une province où le métier est obligatoire peut entraîner des amendes et des ordres de cessation d'activité.

Source : Ontario Trades Qualification and Apprenticeship Act ; Ontario College of Trades (désormais Skilled Trades Ontario)

Le SIMDUT 2015 (Système d'Information sur les Matières Dangereuses Utilisées au Travail) est aligné sur le Système Général Harmonisé (SGH) et s'applique à tous les lieux de travail canadiens, y compris les salons :

• Tous les produits dangereux doivent porter des étiquettes conformes au SGH avec des pictogrammes normalisés, des mentions d'avertissement, et des mentions de danger.
• Les fiches de données de sécurité (FDS) au format SGH à 16 sections doivent être disponibles pour chaque produit dangereux.
• Les employeurs doivent fournir une formation et une éducation des travailleurs sur le SIMDUT avant que les employés ne manipulent des produits dangereux et chaque fois que de nouveaux dangers sont introduits.
• Des étiquettes de lieu de travail sont requises lorsque les produits sont transférés de leurs contenants d'origine.

La législation provinciale en matière de SST fait respecter la conformité au SIMDUT, avec des amendes variant selon la province en cas de non-conformité.

Source : Loi sur les produits dangereux (fédérale) ; SIMDUT 2015 ; règlements provinciaux en matière de SST

Les cosmétiques au Canada doivent se conformer à la Loi sur les aliments et drogues et au Règlement sur les cosmétiques :

• La liste critique des ingrédients cosmétiques (tenue par Santé Canada) recense les substances restreintes ou interdites dans les produits cosmétiques vendus ou utilisés au Canada.
• Tous les produits cosmétiques doivent être notifiés à Santé Canada via le formulaire de déclaration de cosmétique dans les 10 jours suivant la première vente.
• Les ingrédients doivent être listés sur l'étiquette du produit selon la nomenclature INCI (Nomenclature Internationale des Ingrédients Cosmétiques).
• Les produits faisant des allégations semblables à celles d'un médicament (par exemple, traitement de l'acné, réduction des rides) peuvent être classés comme des médicaments et nécessiter un numéro d'identification de médicament (DIN).

Les propriétaires de salon devraient vérifier que tous les produits utilisés sont conformes à la liste critique et correctement notifiés.

Source : Loi sur les aliments et drogues L.R.C. 1985 c.F-27 ; Règlement sur les cosmétiques C.R.C. c.869 ; liste critique des ingrédients cosmétiques de Santé Canada

En vertu de la Loi sur la monnaie et de la législation provinciale en matière de protection du consommateur, les cartes-cadeaux au Canada bénéficient de fortes protections pour les consommateurs :

• Les cartes-cadeaux ne peuvent pas avoir de date d'expiration dans la plupart des provinces (les règles fédérales et provinciales concordent sur ce point).
• Les frais après achat (frais d'entretien, frais d'inactivité) sont généralement interdits.
• Les forfaits de services prépayés (par exemple, 10 coupes de cheveux) peuvent être traités différemment des cartes-cadeaux en vertu de la loi provinciale — vérifiez auprès du bureau de protection du consommateur de votre province pour les règles spécifiques.

En Ontario, la Loi de 2002 sur la protection du consommateur accorde des droits supplémentaires, notamment des délais de réflexion pour certains contrats de consommation. Les propriétaires de salon devraient documenter clairement les modalités de tout forfait prépayé ou abonnement au point de vente.

Source : Loi sur la monnaie L.R.C. 1985 c.C-52 s.13 ; lois provinciales sur la protection du consommateur

La législation provinciale en matière de SST exige des structures de sécurité au travail qui évoluent selon le nombre d'employés. En Ontario, en vertu de la Loi sur la santé et la sécurité au travail (LSST) :

• Les lieux de travail comptant 20 employés ou plus doivent établir un comité mixte de santé et de sécurité (CMSS) avec des représentants des travailleurs et de l'employeur.
• Les lieux de travail comptant entre 6 et 19 employés doivent avoir au moins un représentant en santé et sécurité sélectionné par les travailleurs.
• Les membres du CMSS doivent suivre une formation de certification (partie 1 et partie 2).

D'autres provinces ont des seuils similaires (par exemple, WorkSafeBC, Alberta OHS). L'assurance d'indemnisation des travailleurs est obligatoire dans toutes les provinces — l'Ontario utilise la Commission de la sécurité professionnelle et de l'assurance contre les accidents du travail (WSIB), la C.-B. utilise WorkSafeBC.

Source : LSST de l'Ontario L.R.O. 1990 c.O.1 ss.8-9 ; lois provinciales sur l'indemnisation des travailleurs

En vertu du Health and Safety at Work Act 2015 (HSWA), un propriétaire de salon est une personne dirigeant une entreprise ou une activité (PCBU) ayant l'obligation principale d'assurer, dans la mesure raisonnablement praticable, la santé et la sécurité des travailleurs et des autres personnes affectées par l'activité.

• Amendes maximales : 3 000 000 NZD pour un PCBU qui expose imprudemment une personne à un risque de décès ou de blessure grave.
• Les dirigeants (administrateurs, associés) encourent des amendes allant jusqu'à 600 000 NZD pour manquement au devoir de diligence.
• Les obligations comprennent l'identification et la gestion des risques, la formation et la fourniture d'EPI, le maintien de locaux sûrs, et l'engagement avec les travailleurs sur les questions de santé et de sécurité.

Source : Health and Safety at Work Act 2015 ss.36-37, 47-49

Le Health and Safety at Work (Hazardous Substances) Regulations 2017 et le HSNO Act 1996 régissent les substances dangereuses sur les lieux de travail :

• Formaldéhyde : WES TWA 0,3 ppm et STEL 0,6 ppm — parmi les limites les plus strictes au monde.
• Les salons doivent détenir les certificats de conformité appropriés pour le stockage et l'utilisation de substances dangereuses au-delà de quantités spécifiées.
• Les fiches de données de sécurité doivent être facilement disponibles, et tous les contenants de substances dangereuses doivent être correctement étiquetés.
• Un inventaire des substances dangereuses doit être tenu à jour et des procédures d'urgence établies pour les déversements ou incidents d'exposition.

WorkSafe NZ inspecte activement les salons, en particulier ceux proposant des traitements de lissage à la kératine contenant du formaldéhyde.

Source : HSNO Act 1996 ; HSW (Hazardous Substances) Regulations 2017 ; WorkSafe NZ WES Table

La Nouvelle-Zélande met en œuvre un régime unique d'indemnisation sans égard à la faute par le biais de l'Accident Compensation Corporation (ACC), établi en vertu de l'Accident Compensation Act 2001 :

• L'ACC couvre toutes les blessures personnelles accidentelles, qu'elles surviennent chez les employés, les locataires de poste, ou les clients de votre salon.
• En échange de la couverture ACC, les personnes blessées ne peuvent pas poursuivre en dommages-intérêts compensatoires pour blessure personnelle (le compromis d'indemnisation des accidents).
• Les employeurs paient des cotisations ACC basées sur la classification du risque de l'industrie et la masse salariale — le secteur de la coiffure et de la beauté a un taux de cotisation spécifique.
• Les propriétaires de salon indépendants paient leurs propres cotisations ACC et sont couverts pour les blessures liées au travail.

Les propriétaires de salon doivent toujours respecter toutes les obligations de la HSWA — la couverture ACC ne remplace pas l'obligation de prévenir les blessures.

Source : Accident Compensation Act 2001 ss.20-26 ; ACC Levy Regulations

En vertu de l'Employment Relations Act 2000 et du Minimum Wage Act 1983, tous les employés de salon ont droit à :

• Le salaire minimum : 23,15 NZD/h (taux adulte).
• 4 semaines de congé annuel payé après 12 mois d'emploi continu (Holidays Act 2003 s.16).
• 10 jours de congé maladie payé par an (augmenté de 5 jours en vertu de l'amendement de 2021 au Holidays Act).
• KiwiSaver : cotisation minimale de l'employeur de 3 % pour les employés inscrits (KiwiSaver Act 2006).
• Des contrats de travail écrits sont obligatoires pour chaque employé — il est illégal d'employer quelqu'un sans en avoir un.

Les arrangements en tant qu'entrepreneur indépendant doivent être authentiques ; le tribunal du travail examinera la véritable nature de la relation, indépendamment de ce que dit le contrat.

Source : Employment Relations Act 2000 s.65 ; Holidays Act 2003 ss.16, 65 ; KiwiSaver Act 2006 s.101D

Deux lois clés régissent les obligations envers les clients :

Privacy Act 2020 — s'applique à toutes les organisations quelle que soit leur taille :

• Se conformer aux 13 principes de confidentialité de l'information (IPP) couvrant la collecte, le stockage, l'utilisation, et la divulgation des informations personnelles.
• Notifier le Commissaire à la protection de la vie privée et les personnes concernées des violations de confidentialité notifiables causant un préjudice grave.
• Les clients ont le droit d'accéder à leurs informations personnelles et de demander leur correction.

CGA 1993 (protection du consommateur) :

• Les services doivent être effectués avec un soin et une compétence raisonnables (s.28).
• Les services doivent être adaptés à un objectif particulier communiqué par le consommateur (s.29).
• Les services doivent être achevés dans un délai raisonnable (s.30).
• Si un service ne répond pas à ces exigences, le consommateur a droit à ce que le problème soit résolu ou à un remboursement.

Source : Privacy Act 2020 ss.22, 112-120 ; CGA 1993 (protection du consommateur) ss.28-30

Le Règlement cosmétique (CE) n° 1223/2009 est directement applicable dans tous les États membres de l'UE et établit des contrôles stricts sur les ingrédients :

• Formaldéhyde : maximum 0,1 % en tant que conservateur dans les produits cosmétiques, et 0,2 % dans les durcisseurs d'ongles (Annexe V).
• Les annexes II à VI listent les substances interdites (plus de 1 600), les substances réglementées, les colorants autorisés, les conservateurs, et les filtres UV.
• La personne responsable (fabricant ou importateur basé dans l'UE) doit tenir un dossier d'information sur le produit comprenant une évaluation de sécurité par un évaluateur qualifié.
• Les substances extrêmement préoccupantes (SVHC) figurant sur la liste candidate de l'ECHA en vertu du règlement REACH (CE) n° 1907/2006 peuvent déclencher des obligations de notification supplémentaires si elles sont présentes au-delà de 0,1 % en poids.

Les propriétaires de salon doivent vérifier que tous les produits utilisés s